Pengenalan MS.Access

Apa Access?

Access 2010 adalah aplikasi database desain dan alat penyebaran yang dapat Anda gunakan untuk melacak informasi penting. Anda dapat menyimpan data Anda di komputer Anda, atau Anda dapat mempublikasikan ke Web - orang lain sehingga dapat menggunakan database dengan web browser.

Banyak orang mulai menggunakan Access ketika program yang mereka gunakan untuk melacak sesuatu secara bertahap menjadi kurang fit untuk tugas tersebut.Misalnya, Anda adalah seorang perencana acara, dan Anda ingin melacak semua rincian yang perlu Anda mengatur untuk membuat acara Anda sukses. Jika Anda menggunakan pengolah kata atau program spreadsheet untuk melakukan ini, Anda dapat dengan mudah mengalami masalah dengan data ganda dan tidak konsisten. Anda dapat menggunakan software kalender, tetapi pelacakan informasi keuangan dalam kalender tidak cocok.

RELATIONAL DATABASE DI ACCESS

Kadang-kadang Anda perlu database relasional untuk melacak informasi tersebut - sebuah gudang data yang telah dipisahkan ke dalam koleksi data yang lebih kecil (disebut tabel) untuk menghilangkan redundansi, dan kemudian dikaitkan bersama-sama berdasarkan bit umum informasi (disebut bidang). Sebagai contoh, sebuah perencanaan acara database relasional mungkin berisi tabel dengan informasi pelanggan, tabel dengan informasi vendor, dan meja dengan informasi acara. Tabel dengan informasi acara mungkin memiliki lapangan untuk menghubungkannya dengan tabel pelanggan, dan bidang menghubungkannya dengan tabel vendor. Dengan begitu, misalnya, jika nomor telepon vendor berubah, informasi dapat diubah setelah pada tabel vendor, bukan di setiap peristiwa yang melibatkan vendor.

Akses adalah alat yang dapat Anda gunakan dengan cepat dan mudah mengembangkan aplikasi database relasional yang membantu Anda mengelola informasi. Anda dapat membuat database untuk membantu Anda melacak hampir semua jenis informasi, seperti persediaan, kontak profesional, atau proses bisnis. Bahkan, akses dilengkapi dengan template yang dapat Anda gunakan langsung untuk melacak berbagai informasi, membuat hal-hal mudah bahkan untuk pemula.

BILA ANDA MEMBUKA AKSES

Ketika Anda mulai Access 2010, Anda melihat Microsoft Office Backstage melihat, di mana Anda bisa mendapatkan informasi tentang database saat ini, membuat database baru, buka database yang sudah ada, dan melihat konten yang ditampilkan dari Office.com.

Backstage melihat juga berisi perintah-perintah lain yang dapat Anda gunakan untuk mengatur, memelihara, atau berbagi database Anda. Perintah di Backstage melihat biasanya berlaku untuk seluruh database, bukan ke objek dalam database.

CATATAN Anda bisa mendapatkan untuk Backstage melihat setiap saat dengan mengklik tab File.

Cari dan menerapkan sebuah template

Access menyediakan Anda dengan berbagai macam template yang dapat Anda gunakan untuk mempercepat proses database kreasi Anda. Template adalah database siap digunakan yang berisi semua tabel, query, form, dan laporan yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu. Sebagai contoh, ada banyak template yang dapat digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau mencatat biaya. Beberapa template berisi catatan beberapa sampel untuk membantu menunjukkan penggunaannya. database Template dapat digunakan begitu saja, atau anda dapat menyesuaikan mereka agar lebih sesuai kebutuhan Anda.

Untuk menemukan dan menerapkan sebuah template ke database Anda, lakukan hal berikut:

1.     Pada tab File, klik Baru.

2.     Di bawah Template tersedia, lakukan salah satu berikut:

· Untuk menggunakan kembali template yang Anda baru saja digunakan, klik Template terbaru, kemudian pilih template yang Anda inginkan.

· Untuk menggunakan template yang sudah Anda telah menginstal, klik Template Saya, kemudian pilih template yang Anda inginkan.

· Untuk mencari template pada Office.com, di bawah Template Office.com, klik sebuah kategori template, pilih template yang Anda inginkan, kemudian klik Download untuk mendownload template dari Kantor. Com ke komputer Anda.

CATATAN Anda juga dapat mencari template pada Office.com dari dalam Access.Dalam Office.com kotak Cari template, ketik satu atau beberapa istilah pencarian, kemudian klik tombol panah untuk pencarian.

3.     Opsional, klik ikon folder di sebelah kotak File Name untuk menelusuri ke lokasi di mana Anda ingin membuat database. Jika Anda tidak menunjukkan lokasi tertentu, akses menciptakan database di lokasi default yang ditampilkan di bawah kotak File Name.

4.     Klik Create.

Akses menciptakan database dan membukanya untuk digunakan.

Membuat database dari awal

CATATAN Jika Anda ingin informasi menyeluruh mengenai pengantar ke konsep di balik menggunakan Access untuk membuat database, lihat artikel dasar-dasar Database desain .

Jika tidak ada template yang sesuai dengan kebutuhan Anda, atau jika Anda memiliki data dalam program lain yang ingin Anda gunakan di akses, Anda dapat memutuskan bahwa lebih baik untuk membuat database dari awal. Pada Access 2010, Anda memiliki pilihan: database desktop standar, atau web database.

CATATAN Untuk informasi lebih lanjut tentang database web, lihat artikelMembangun database untuk berbagi di Web .

Untuk membuat database baru, lakukan hal berikut:

1.     Mulai Access.

2.     Pada tab Baru di Backstage, klik Blank Database atau Database Web Blank.

PENTING Pilihan yang Anda buat di sini akan menentukan fitur apa saja yang tersedia dalam database. Desktop database tidak dapat dipublikasikan ke Web, dan database web tidak mendukung beberapa fitur desktop, seperti query total.

3.     Di sebelah kanan, ketik nama untuk database Anda di kotak File Name.

Untuk mengubah lokasi di mana Anda membuat file, klik Browse  di sebelah kotak File Name, browse dan pilih lokasi baru, dan kemudian klik OK.

4.     Klik Create.

Akses menciptakan database, dan kemudian membuka meja kosong (bernama Table1) dalam tampilan Datasheet .

5.     Akses menempatkan kursor dalam sel kosong pertama di Klik untuk Menambahkan kolom dari tabel baru.

Untuk menambahkan data, mulai mengetik - atau Anda dapat menyisipkan data dari sumber lain, seperti dijelaskan dalam bagian Data Paste dari sumber lain ke dalam tabel Access table , kemudian dalam artikel ini.

CATATAN

·         Memasukkan data dalam tampilan Datasheet dirancang untuk menjadi sangat mirip dengan memasukkan data di Excel worksheet. Pembatasan utama adalah bahwa data harus dimasukkan dalam baris dan kolom berdekatan, dimulai di sudut kiri atas datasheet. Anda tidak harus mencoba untuk memformat data Anda dengan memasukkan baris kosong atau kolom seperti yang Anda lakukan di Excel worksheet, karena hal itu akan membuang-buang ruang di meja Anda. Tabel ini hanya berisi data Anda. Semua presentasi visual dari data tersebut akan dilakukan dalam bentuk dan laporan yang Anda merancang kemudian.

·         Struktur tabel dibuat saat Anda memasukkan data. Setiap kali Anda menambahkan kolom baru ke datasheet, bidang baru didefinisikan dalam tabel. Akses menetapkan tipe data dari lapangan berdasarkan jenis data yang Anda masukkan. Misalnya, jika Anda memiliki kolom di mana Anda telah dimasukkan hanya nilai tanggal, akses akan menetapkan tipe data dari bidang tersebut untuk Tanggal / Waktu. Jika Anda kemudian mencoba untuk memasukkan nilai non-date (seperti nama atau nomor telepon) di bidang tersebut, akses menampilkan pesan yang memberitahukan bahwa nilai tidak cocok dengan tipe data dari kolom. Bila mungkin, Anda harus merencanakan meja Anda sehingga setiap kolom berisi jenis data yang sama, apakah itu teks, tanggal, angka, atau beberapa jenis lainnya. Hal ini membuat lebih mudah untuk membangun query, form, dan laporan yang memilih hanya data yang Anda inginkan.

Jika Anda tidak ingin memasukkan data lagi, klik Tutup  .

Akses CATATAN akan menghapus Table1 jika Anda menutupnya tanpa menyimpan.

Buka database Access yang ada

TIP Untuk segera membuka salah satu dari beberapa database terakhir yang Anda pernah dibuka, pada tab File, klik terbaru, kemudian klik nama file.

1.     Pada tab File, klik Open.

2.     Klik shortcut di kotak dialog Buka - atau, di Lihat di kotak, klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan.

3.     Dalam daftar folder, klik dua kali folder sampai Anda membuka folder yang berisi database.

4.     Bila Anda menemukan database, lakukan salah satu berikut:

·         Untuk membuka database dalam mode standar terbuka, klik dua kali.

·         Untuk membuka database untuk akses bersama dalam multiuserlingkungan, sehingga baik Anda dan pengguna lain bisa baik membaca dan menulis ke database pada saat yang sama, klik Buka.

·         Untuk membuka database untuk akses read-only, sehingga Anda dapat melihatnya tetapi tidak dapat mengeditnya, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Open Read-Only.

·         Untuk membuka database untuk akses eksklusif, sehingga tidak ada orang lain dapat membukanya saat Anda terbuka, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Buka eksklusif.

·         Untuk membuka database untuk akses read-only, klik tanda panah di sebelah tombol Buka, kemudian klik Open Eksklusif Read-OnlyPengguna lain yang masih bisa membuka database, tetapi mereka hanya memiliki akses read-only.

Jika Anda tidak dapat menemukan database yang ingin Anda buka

1.     Pada kotak dialog Open, klik shortcut My Computer - atau, di Lihat di kotak, klik My Computer.

2.     Dalam daftar drive, klik kanan drive yang Anda pikir mungkin berisi database, dan kemudian klik Cari.

3.     Masukkan kriteria pencarian, lalu tekan ENTER untuk mencari database.

4.     Jika database ditemukan, membukanya dengan mengklik dua kali di kotakSearch Results dialog.

CATATAN Karena pencarian dimulai dari kotak dialog Buka, Anda harus mengklikCancel pada kotak dialog tersebut sebelum database akan terbuka.

Anda dapat langsung membuka file data dalam format file eksternal (seperti dBASE, Paradox, Microsoft Exchange, atau Excel). Anda juga dapat langsung membuka sumber data ODBC , seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Akses secara otomatis membuat database Access baru dalam folder yang sama seperti file data, dan menambahkan link ke setiap tabel dalam database eksternal.

Memulai menggunakan database baru Anda

Tergantung pada template yang Anda gunakan, Anda mungkin perlu melakukan satu atau lebih hal berikut untuk memulai dengan database baru:

·         Jika Access menampilkan kotak dialog Login dengan daftar kosong pengguna, gunakan prosedur berikut untuk memulai:

1.     Klik New User.

2.     Isi formulir Pengguna Rincian.

3.     Klik Simpan & Tutup.

4.     Pilih nama pengguna baru saja Anda masukkan, dan kemudian klik Login.

·         Jika Akses menampilkan lembar kosong, Anda dapat mulai mengetik data yang langsung ke datasheet tersebut, atau klik tombol lain dan tab untuk mengeksplorasi database.

·         Jika Akses menampilkan halaman Persiapan, Anda dapat mengklik link pada halaman tersebut untuk mempelajari lebih lanjut tentang database, atau klik tombol lain dan tab untuk mengeksplorasi database.

·         Jika Akses menampilkan pesan peringatan keamanan di bar pesan, dan Anda mempercayai sumber dari template, klik Aktifkan Konten.Jika database membutuhkan login, Anda perlu login lagi.